Sådan bliver du sikker i din beslutning

For cirka 5 år siden blev en kollega og jeg hyret til en opgave, hvor vi skulle finde en kvalitetsansvarlig til en industrivirksomhed i Vestjylland. Min kollega var relativt ny, så jeg var med som net og agerede netop selv kvalitetsansvarlig på processen.

Vi havde fundet frem til det, vi synes, var en fremragende kandidat. Lad os kalde ham Lars. Lars havde siddet med lignende ansvarsområder, havde købt ind på jobbets fremtidige udvikling, og var tændt af de indsatser, der skulle lægges i det daglige. Virksomhedens daværende HR-ansvarlige var mindst ligeså begejstret og vi fik hurtigt sat en 1. samtale i stand.

En halv time før samtalens start fik vi at vide, at virksomhedens Administrerende Direktør ville deltage. ”Super” tænkte vi! Vigtigt at få en beslutningstager med på samtalen, og et stærkt signal at sende fra virksomhedens side. 5 deltagere på en samtale er lige i overkanten, så vi lagde os i selen for at skabe en god og afslappet stemning på trods af det store fremmøde.

5 minutter over tid dukkede den Administrerende Direktør op. Han hilste kort, satte sig ned og begyndte at skimme Lars´ CV igennem. Han havde tydeligvis ikke forberedt sig. Herefter satte han sig tavst og stirrede på Lars. Der var en stiltiende forventning om, at nu var det op til Lars og os at trylle. ”Ikke verdens undergang” tænkte jeg – vi må indhente det fortabte undervejs. Det skulle dog vise sig at blive Lars´ undergang.

30 minutter inde i samtalen holdt Direktøren hånden op og sagde ”Stop lige Lars!”

Direktørens kantede tilstedeværelse, hans bydeformsspørgsmål og tydeligt manglende forberedelse, havde presset Lars helt ud i ringhjørnet. Han virkede pludselig usikker og nervøs, og fik ikke samlet sig igen hurtigt nok. Al hans erfaring, motivation og begejstring forsvandt for øjnene af os ned i et sort hul. Lars var gået i baglås.

”Stop lige!”. Med venstre hånds håndflade vendt mod Lars, drejede Direktøren blikket over på os. ”Jeg forstår ikke helt hvorfor vi sidder her med Lars? Han har slet ikke det, vi leder efter.” Herefter rejste han sig og efterlod os alle paffe i et vakuum af stilhed.

Én måned senere startede Lars heldigvis i et nyt job – og har her 5 år senere stor succes

Jeg lærte utroligt meget af Direktøren den dag. Uden at have bedt om hans sparring. Men jeg tænker ofte på den samtale og hvor meget Lars blev dømt ude på det helt forkerte grundlag. Direktørens vurdering var alt andet end objektiv. Synd for Lars og ærgerligt for virksomheden, som gik glip af en top-performende ny kollega, fordi der blev kigget gennem den subjektive linse. Og så var det utrolig dårlig stil af Direktøren, at håndtere situationen på den måde.

Heldigvis for Lars landede han én måned senere på den rette hylde, og røsten på vandrøret fortæller en historie om 5 år med stor succes. Han er en af virksomhedens mest værdifulde medarbejdere i dag.

Nervøsitet, rysten på hænderne, stilhed, eftertænksomhed, skæv beklædning eller en dårlig hår-dag er IKKE indikatorer for fremtidig dårlig performance i et job...

… men de er til gengæld alt for ofte toneangivende faktorer for dårlige ansættelsesbeslutninger. Omvendt er selvtillid, god forberedelse, god stil og et fast håndtryk, heller ikke indikatorer for en god ansættelsesbeslutning. Det er bare noget, vi bilder os selv ind.

Subjektive indtryk og følelser skaber stadig mest knas på linjen, når det kommer til at vurdere andre mennesker til en jobsamtale. Og forståeligt nok. Du skal både kæmpe med dit eget personlige bias, og vurdere et andet menneskes samlede båndbredde på kun et par samtaler. Chancen for en forkert vurdering er stor.

Jeg siger ikke, at du skal negligere førstehåndstrykket eller den gode kemi. På ingen måde. Men jeg foreslår, at du venter med at lade det fylde for meget, til du har givet personen en sund objektiv vurdering af, om han/hun vil kunne performe i jobbet. Og så kan du efterfølgende vurdere om kemien bliver en udfordring.

Lad ikke din hjernes generaliserende dovenhed præge din beslutning.

Jeg læste et sted om en undersøgelse, der viste sammenhængen mellem timing og domme givet hos en domstol. Lang historie kort, så blev der over tid givet mildere domme til de anklagede, der kom for dommeren lige efter dennes spise- og hvilepauser. Simpelthen fordi hjernen har mere overskud og energi til at sammenholde og vurdere flere informationer, end når sult og træthed har sat sine spor. Når sult og træthed indtræffer er det lettere og mere energibesparende bare at træffe en beslutning og komme videre. Tankevækkende. Men blot et billede på, at hjernen søger den letteste vej til målet. Og hvorfor skulle den ikke det?

Den samme mekanisme er selvfølgelig på spil i en ansættelsesbeslutning. Der er mange informationer, der skal sammenholdes over kort tid, og i forsøget på at gøre beslutningen lettere for dig, generaliserer hjernen det samlede indtryk. Din beslutning bliver derefter. Generaliserende. Mere en samlet ”thumbs-up” eller ”thumbs-down” end en beslutning funderet på en række sagligt underbyggede argumenter. Det er det letteste. ”Jeg føler, han er den rigtige”. ”Jeg føler ikke, hun er den rigtige”. Og spurgte jeg dig en måneds tid efter hvorfor det var du ansatte eller gav X et afslag, så vil du sandsynligvis have svært ved at hive noget konkret op af hatten. Måske 2-3 ting, hvis du er en af de skarpe.

Du kan jo teste det næste gang du rekrutterer!

Forestil dig så en proces med 10-12 kandidater, der skal benchmarkes objektivt og fair, og hvor samtalerne strækker sig over en måneds tid...

Det bliver svært at udrydde subjektiviteten helt. Vi er trods alt ikke maskiner. Men der findes en metode, der kan bringe dig helt tæt på målet.

De fleste bruger noter under en samtale. Noter er selvfølgelig gode og nogle gange uundværlige. Især hvis du er disciplineret og formår både at stille spørgsmål, lytte og skrive samtidig. Udfordringen med noter er, at det er svært at benchmarke niveau og områder noteret fra én kandidat til en anden. Du kan selvfølgelig vurdere mængden af blomster, harlequin-mønstre eller tændstikmænd på papiret efterfølgende. Dem med færrest har fanget din interesse mest ;-)

Jeg forsøger personligt at lytte mere end jeg skriver, når jeg holder samtaler, og det jeg skriver er stikord, der harmonerer med den samtalestruktur jeg anvender på alle samtaler.

Men vigtigst af alt. Lige efter samtalen får jeg alle deltagere på nær kandidaten til at udfylde et talent-scorecard. (Se billede). Scorecardet indeholder 11 essentielle områder, der alle har indflydelse på kandidatens evne til at løfte jobbet. Du ser et udpluk herunder. Jo højere scoren er på det enkelte område des bedre.

Lad os tage ”Fit til lederen” som eksempel. Netop dette område er en af de hyppigste årsager til, at dine medarbejdere siger op igen på et senere tidspunkt. Pænt vigtigt, at denne del er på plads.

Som ansættende leder skal du nu vurdere på en skala fra 1 til 5, hvor godt kandidaten umiddelbart passer til dig som leder. Du må gerne score halve – for eksempel 3,5. Du kan vurdere alt imellem ”et mismatch” eller ”et super fit”. De andre samtaledeltagere giver også en score – medmindre du rekrutterer alene.

Når alle er klar, skiftes I til at sige scoren højt og komme med minimum ét konkret argument for, hvorfor scoren er som den er. Hvis der er mere end 0,5 i difference på jeres vurderinger, skal i gå i dybden med hvorfor. Det er ikke nok at sige ”det synes jeg bare” eller ”jeg følte, han var en 4’er.” Tving hinanden til at fortælle konkret, hvad der gjorde udslaget til en 4. På den måde bliver scoren et udslag for konkrete observationer – ikke generaliserende mavefornemmelser.

Det samme gør i på de resterende områder. Giv en personlig score, sammenlign med de andre, argumentér for differencen og så videre til næste. Kandidaten med den højeste gennemsnitlige score vil oftest være den, du bør ansætte.

Jeg vil meget gerne høre hvad du tænker om at arbejde med talentscorecard i kommentarfeltet. Er det noget du vil implementere fremadrettet? Og vil også gerne høre fra dig, hvis du er én af dem, der formåede at flytte ansættelsesbeslutningen fra maven til hovedet. Hvad var effekten?

De bedste hilsner fra Mads

Klik her for 4 tommelfingerregler jeg vil råde dig til at følge, hvis du vil i gang med at anvende et talent scorecard.

En afsluttende bemærkning om tid

Beslutningsprocessen vil tage længere tid end den plejer, når du anvender et talent-scorecard. Især de første gange. Sådan er det med kvalitet. Og jeg ville ønske, at Direktøren i den vestjyske virksomhed havde taget sig tiden, før han dømte Lars ude på grund af nervøsitet. Spændthed på en samtale er naturligt for de fleste, og 2 minutters skim af et CV giver på ingen måde et retvisende billede. Det bliver du bare fartblind af.

I min verden er det dog mere et spørgsmål om du har tid og råd til at lade være. En faktuel ansættelsesbeslutning vil altid spare dig mere tid og flere penge i den sidste ende.